Conoce la forma inteligente de entregar la bonificación de fin de año sin afectar el ingreso gravable del empleado

A final de año todas las empresas quieren agradecer. El reto está en cómo hacerlo sin que la mitad del valor se pierda en impuestos y trámites que nadie disfruta.

Lo que muchas compañías no saben es que existen formas de entregar beneficios que realmente llegan completos al talento… y que, bien gestionados, también representan eficiencia para la empresa.

Hoy, más que una bonificación, se trata de entender el impacto real detrás de elegir la vía correcta.

En este artículo te contamos por qué estos beneficios no gravables pueden convertirse en una de las decisiones más inteligentes para tu equipo y para tus costos.  Y te damos una solución que organiza, da claridad y hace que estos beneficios fluyan hacia donde cada empleado los necesita.

El problema de entregar bonificaciones en dinero: Se vuelven ingreso gravable

Diciembre es uno de los momentos más importantes para reconocer el trabajo realizado por tus empleados durante el año.

El reto es que, cuando la bonificación se entrega en efectivo, automáticamente se convierte en ingreso gravable para el empleado.

• :
• - Aumenta su base de retención.
• - Puede incrementar el valor de la retención en la fuente.
• - El empleado recibe menos de lo que la empresa quería entregar.
• - El impacto del reconocimiento se reduce.

La alternativa: entregar la bonificación bajo destinación específica

Cuando la empresa define que la bonificación tiene una finalidad concreta de bienestar, no se considera un ingreso de libre disposición. Por eso, bajo las reglas vigentes:

• - No se considera ingreso gravable.
• - No aumenta la retención en la fuente.
• - El empleado recibe el 100% del monto asignado.
• - La experiencia es más significativa y útil.

La clave está en la finalidad y en la destinación específica, que debe estar soportada y documentada, también debe gestionarse mediante un mecanismo que garantice su uso correcto.

Tip a tener en cuenta: Bink facilita todo el proceso.

Lo que dice la ley Colombiana

Acudimos a la normativa colombiana y te mostramos el porqué de las cosas.  Esta norma permite que ciertos pagos sean no constitutivos de ingreso gravable:

La ley permite beneficios no gravables para empleados, como: aportes a fondos voluntarios de pensión o cesantías, (Art. 126-1 del Estatuto Tributario), gastos de representación, y ciertos pagos ocasionales o "no constitutivos de salario" que no superen el 40% de la remuneración total (Artículo 128 del CST)

Esto ayuda a optimizar impuestos y mejorar el bienestar a largo plazo del trabajador, sin afectar la base de seguridad social, con normativas clave como la Ley 1607 de 2012 y el Decreto 1070 de 2013.

Ejemplo práctico: cómo cambia el ingreso gravable según la forma de entrega

Usemos un ejemplo: Si la empresa entrega un beneficio sin clasificar de COP$ 1.200.000 

• - Sí se considera ingreso gravable
• - Puede incrementar la retención
• - El empleado recibe menos del monto total

Si entregan esos mismos COP$1.200.000 bajo destinación específica.  Ej.: alimentación, movilidad, educación o salud.

• - No se considera ingreso gravable.
• - No aumenta la retención.
• - El empleado recibe el 100% del valor.
• - Tiene un efecto más duradero y significativo.

Categorías de destinación específica más valoradas

Alimentación y mercado

Ideal por el aumento de gastos familiares del mes.

Movilidad

Ampliamente útil por desplazamientos adicionales.

Educación

Perfecto para matrículas y cursos del próximo año.

Salud y bienestar

Beneficios que mantienen impacto aún después de diciembre.

Seguros y protección

Muy valorados por colaboradores que tienen hijos o activos que desean proteger.

Cómo implementarlo en tu empresa este fin de año

Te damos un paso a paso del proceso, incluyendo los elementos que debes incluir en el formulario que cada colaborador debe completar, para elegir las categorías en las que quiere recibir su beneficio.

1. Define el valor total de la bonificación

El mismo monto que entregarías en dinero, solo que expresado como un beneficio con destinación específica.

2. Activa las categorías de beneficio disponibles en Bink

La empresa elige las categorías permitidas para destinación específica que quiere habilitar, por ejemplo:

• - Alimentación
• - Movilidad
• - Educación y bienestar
• - Dotación
• - Viáticos (viajes)
• - Home office (conectividad)
• - Regalo
• - Combinadas (según la política interna)

3. Envía un formulario a todos los empleados

Parte de una cultura organizacional participativa es escuchar a tu talento. Los beneficios consensuados los hará sentir más valorados y, además, permiten:

• - Asegurar la finalidad correcta.
• - Registrar la destinación específica.
• - Permitir que cada empleado elija lo que realmente necesita

El formulario debe incluir: Nombre del empleado, cargo/área, número de documento, categorías de beneficio disponibles y aceptación del acuerdo de destinación específica.

Bink puede proveer este formulario estandarizado y compatible con auditoría.

4. Reúne las respuestas y carga las asignaciones en Bink

La empresa descarga las respuestas y realiza la asignación por lote en la plataforma.
El Portal que usarás asegura que cada monto quede aplicado a la destinación que seleccionó el colaborador.

5. Los empleados reciben sus beneficios en la app de Bink

Una aplicación móvil descargable de forma gratuita con una tarjeta virtual avalada por VISA con las que pueden:

• Usar sus beneficios según la categoría seleccionada.
• Ver movimientos y saldo.
• Recibir soporte.
• Acceder a trazabilidad y comprobantes.

Testimonio

"Llevábamos 20 años usando otros proveedores, el cambio a Bink fue sustancial" 

Mónica Benrey, Gerente General de SATELCO. (ve el caso de uso completo aquí)

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Qué debes llevarte de este artículo

Entregar la bonificación de fin de año bajo destinación específica permite: Evitar que sea ingreso gravable, mantener el 100% del valor para el empleado, personalizar la experiencia, empoderar al colaborador para elegir lo que más necesita, facilitar auditoría y cumplimiento normativo, generar mayor satisfacción en el cierre del año.

Resumiendo,es transformar un pago puntual en una experiencia real de bienestar.

¿Quieres implementar este proceso antes de fin de año?

Con Bink puedes hacerlo en pocos días, incluyendo el formulario para que cada empleado elija la destinación de su bonificación.